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求職活動を始めるにあたり、どんな職種でも一度は「職務経歴書」を書きますが、いざ自分の職務経歴を書こうとすると、なかなかうまく書けないものですよね。

今回は、事務職経験者の方に特化して、「職務経歴書の書き方のヒント」をお話ししたいと思います。

経験してきた業務内容・ボリュームを他人が想像しやすいように肉付けする

お仕事内容を書くにあたり、『営業部で注文書の入力』のお仕事をしていた場合、「注文書の入力」以外にどのような書き方ができるしょうか。 ヒントを探すために、お仕事を振り返ってみましょう。

・1日に何件くらい入力をしていましたか? また、1件を入力するのにかかる所要時間は?  注文数には季節・月・日による波がありましたか?

・注文書はどこから(一般のお客様/企業/小売店)来るものでしたか?

・納期の調整や、注文のご相談にも乗っていませんでしたか?

振り返るといろいろ情報が出てきましたね。

ではその情報を踏まえて、もう1度書いてみましょう。

「○○の受注業務:1日100件(処理時間5~6分/件)前後の一般顧客からの電話注文を専用システムに入力。○月の繁忙期には、1日最大150件の処理。」

具体的な情報を少し加えただけですが、どんなお仕事をしていたか、想像しやすくなったのではないでしょうか。

例えば、この求職者についてこんな想像が働かせられます。

・普段から業務にかかる時間(業務の効率)を意識している。

・注文処理のボリュームとしてかなり多い→テキパキ仕事をしてきた。電話対応にも慣れていそう。パソコンの入力スピードも速いのでは?

といった形で、自分の行ってきた仕事を改めて振り返り、それを自分以外の人に理解してもらうためにはどう書いたら伝わるか、ということを考えてみましょう。

こんな経験もアピールポイント!

事務経験が長い方だと、こんな経験をしている方も多いかと思います。 これらもアピールポイントになりますので、どんどん書いていきましょう。

1:業務マニュアル作成

実は、業務マニュアルの作成は、「業務全体の流れを理解し、個々のタイミングで必要な情報やシステム操作などを把握し、さらにそれらを他者に解るように明文化・図式化する」ことなので、かなり難易度が高いことなのです。 現在、業務の「透明化」「見える化」を進める企業も増えてきているので、マニュアルを作ることができる能力をアピールしないのはもったいないです。

マニュアル作成経験があればぜひ、職務経歴書に盛り込みましょう。

 

2:注文書/処理伝票/社内申請書などの改善提案

これも、ベテランの事務職経験者で経験している方も多いのではないでしょうか。

「○○の書類、不便だから社内で相談してフォーマットを変更した。」「△△の申請のルートを見直した」といった経験は、『業務改善』『業務効率化』といったキーワードに結び付けることができます。

文章に落とす際は、 「注文書のフォーマット変更を提案:各部署や出荷倉庫とも調整し、商品出荷にかかる日数を○日短縮。」とここでも、具体的な日数等を盛り込んで、どれだけの効果があったのかを想像してもらいやすくします。

 

3:社内横断プロジェクトへの参加

ある程度の規模の会社であれば、部署を横断して社内でプロジェクトチームを組んで、一つの取り組みを行うこともあるかと思います。  そういったプロジェクトに駆り出される機会もあるかと思いますが、それも一つのアピールポイントとなります。

例:部署代表でノー残業デイ推進委員に選出され、部署内の残業削減を推進

会社全体での取り組みで、部署代表の委員に選出される。部署内で「帰れない理由」を洗い出し、改善を重ねることで残業を○%削減し社内表彰を受けた。

もし、こういった経験があれば、業務以外でも組織に貢献できた実績例としてアピールポイントになりますので、ぜひ書きましょう。

「こんなことも書いていいのか」「これは頑張ったんだけどどう書いたらいいのか」など、 迷ったらぜひ、転職エージェント(人材紹介会社)のキャリアアドバイザーに相談してみましょう。

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著者:多胡 咲子(ペンネーム) 出版営業/営業事務を7年、その後人材紹介/人材派遣業界で10年従事。 現在、主婦業のかたわら、就職活動中。